Wie CBRE Spanien ein Twilio-gestütztes Multi-Channel-Kommunikationssystem für eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz aufbaute

Nach dem Ausbruch von COVID-19 haben Unternehmen erhebliche Änderungen in ihrer Arbeitsweise vorgenommen. CBRE Spanien, das weltweit größte Unternehmen für gewerbliche Immobiliendienstleistungen, hatte sich das ehrgeizige Ziel gesetzt, eines der ersten Unternehmen in Spanien zu sein, das nach der Aufhebung der COVID-bedingten Beschränkungen an den Arbeitsplatz zurückkehrt.

Als das Team von CBRE Spanien begann, für die neue Normalität zu planen, wandte es sich an Twilio, um eine innovative „Rückkehr an den Arbeitsplatz“ zu ermöglichen.

Alberto Hernández Seco, Head of Digital and Technology Spain bei CBRE, sagt: „Wir wollten zeigen, dass wir wieder ins Büro gehen und uns dort sicher fühlen.“

Eine gut durchdachte Lösung für eine vielschichtige Kommunikations- und Workflow-Herausforderung

Eine sichere Rückkehr zum Arbeitsplatz würde viel Agilität und eine vorsichtige Organisation und Koordination erfordern. „Wir wollten, dass Menschen, die ins Büro zurückkehren, den Platz im Voraus buchen und auf eine sichere Lösung für die Rückkehr an ihren Arbeitsplatz vertrauen können“, so Seco.

Aufgrund der sozialen Distanzierungsmaßnahmen wurde die Bürokapazität von CBRE Spanien auf 33 Prozent reduziert. Die Gewährleistung einer sicheren Rückkehr der Mitarbeiter mit einer erheblichen Reduzierung der Kapazität erforderte einen komplexen Informationsfluss über verschiedene Kommunikationskanäle hinweg. Jede Lösung müsste zur Skalierung und zur Erfüllung der Anforderungen eine Automatisierung enthalten und dennoch von Büroleitern und zurückkehrenden Beschäftigten gleichermaßen einfach zu bedienen und zu verwalten sein.

Seco und sein Team befanden sich in der schwierigen Situation, dass sie nur zwei Arbeitstage Zeit hatten, um eine benutzerfreundliche Multi-Channel-Lösung zu entwickeln, zu realisieren und zu präsentieren, bei der komplexe Designanforderungen und Vertrauen im Mittelpunkt stehen. Seco hat sich der Herausforderung angenommen und in weniger als 24 Stunden mit Twilio Studio einen funktionierenden Prototyp gebaut.

Das System für die sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz enthält folgende Punkte:

1. Mithilfe von Twilio Programmable Voice können Personen, die ins Büro zurückkehren, telefonisch einen Arbeitsplatz buchen. Das geht mit der interaktiven Sprachantwort (interactive voice response, IVR) von Twilio, die verschiedene Optionen bietet.

2. Das System kann dann mit Twilio Programmable Messaging eine SMS senden, in der weitere Informationen für die Arbeitsplatzreservierung und zur Erfüllung der Anforderungen des Mitarbeiters bestätigt werden.

3. Im letzten Schritt nutzt das System die Twilio SendGrid E-Mail-API, um eine personalisierte E-Mail mit Vorname, Nachname und Identifikationsnummer zu senden und die Rückkehr ins Büro zu autorisieren. Die E-Mail wird vom Unternehmen unterzeichnet und kann zum Beispiel als Nachweis bei der Anreise dienen, falls erforderlich.

Sicher zurück zur Arbeit: Skalierung der Plattform für mehr Mitarbeiter

Die Multi-Channel-Lösung von Twilio ermöglicht es Beschäftigten in Madrid und Barcelona, sicher an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Sehr schnell nach der Implementierung konnte CBRE Spanien auf bis zu 80 Mitarbeiter pro Tag skalieren, die das System zur sicheren Buchung von Räumen und zur einfachen Kommunikation ihrer Sicherheitsbedürfnisse nutzen.

„Dank Twilio konnten wir zügig auf eine sehr dynamische und komplexe Situation reagieren und dabei alle notwendigen rechtlichen Anforderungen sowie die sich entwickelnden COVID-Vorschriften berücksichtigen“, so Seco.

Für CBRE Spanien bedeutete die Vorbereitung auf die neue Normalität eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz und zu ihrer Kampagne „Back2theFuture“.